Correo, mensaje, ¡acción!

dariopes — Thu, 07 Apr 2011 07:23:07 +0000

El correo electrónico es a la vez imprescindible y destructivo. Mirar el buzón a todas horas es una mala idea que te roba el tiempo. Pero, una vez que ya lo tenemos controlado, y lo miramos solo un par de veces al día, ¿qué hacemos cuando toca procesar los mensajes?

Si quieres despachar el correo en el menor tiempo posible, tienes que actuar. Literalmente. Los mensajes no pueden quedarse en la bandeja de entrada. La idea es “un mensaje, una acción”. Las posibles acciones que tomaremos frente a un nuevo mensaje son solo cuatro:
1. A la basura: Mensajes en cadena para hacerte rico, vídeos de niños de personas que no te interesan, presentaciones de powerpoint sobre los beneficios del plátano. No lo pienses, bórralos. También va a la papelera ese mensaje que te parece interesante, pero que sabes que no volverás a mirar. Sin piedad.
2. Responde ahora: ¿Puedes dar una respuesta en menos de dos minutos? Hazlo ahora. ¿Puedes pasarlo a otra persona para que se ocupe? Adelante. Los mensajes que ya estén procesados pásalos a una carpeta diferente para poder consultarlos más adelante.
3. Ponle fecha y hora: Si no puedes hacer algo inmediatamente con el mensaje porque lleva más de dos minutos, o porque te faltan datos para actuar, resiste la tentación de ponerte a trabajar en ello. Calcula cuánto tiempo te llevará y reserva en tu agenda un hueco para resolverlo.
4. Archívalo: Quizá te han enviado un artículo que te interesa leer más tarde, o unos datos que te pueden venir bien en el futuro. No te pongas ahora a leerlos. Archívalos en una carpeta donde los puedas encontrar con facilidad más tarde.
Da igual cuál sea tu programa de correo o tu sistema favorito para clasificar mensajes. Puedes usar las etiquetas de GMail o las carpetas de Outlook. La clave está en no pararse nunca en un mensaje. Tienes que seguir adelante hasta que hayas procesado toda la bandeja de entrada. Te asombrará la cantidad de tiempo que puedes ahorrar.

El síndrome del buzón compulsivo

dariopes — Fri, 11 Mar 2011 11:56:20 +0000

¡Ding! Cada vez que entra un nuevo mensaje en Outlook o en la Blackberry, un alegre sonidito te distrae, aparece una ventana de alerta en pantalla y sientes la necesidad irresistible de mirarlo. ¿Qué será? Es el principio del fin de tu productividad.
Pasas diez horas en la oficina, y terminas con esa sensación de no haber hecho nada. Son las constantes interrupciones: llamadas de teléfono, colegas que aparecen con preguntas, y el correo electrónico cada dos minutos. Así es imposible trabajar.
Aunque es complicado mantener a raya a las otras personas en la oficina (sobre todo si son jefes), es mucho más fácil controlar las interrupciones que nos imponemos a nosotros mismos. El correo electrónico es la peor de todas.
Para empezar, desactiva los sonidos y alertas. Después, calcula cuántas veces tienes que comprobar el correo al día. ¿Es posible una vez cada hora? Bien, entonces no le dediques más de diez minutos. Tendrás 50 minutos libres para trabajar. ¿Puedes mirarlo tres veces al día? Mejor aún. Supera la ansiedad, no hay nada tan urgente que no pueda esperar. Si hay un incendio en el edificio, seguro que no avisan por correo electrónico.
Foto: xJasonRogersx

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El síndrome del buzón compulsivo