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Correo, mensaje, ¡acción!

April 07, 2011 Darío Pescador

El correo electrónico es a la vez imprescindible y destructivo. Mirar el buzón a todas horas es una mala idea que te roba el tiempo. Pero, una vez que ya lo tenemos controlado, y lo miramos solo un par de veces al día, ¿qué hacemos cuando toca procesar los mensajes?

Si quieres despachar el correo en el menor tiempo posible, tienes que actuar. Literalmente. Los mensajes no pueden quedarse en la bandeja de entrada. La idea es "un mensaje, una acción". Las posibles acciones que tomaremos frente a un nuevo mensaje son solo cuatro:

1. A la basura: Mensajes en cadena para hacerte rico, vídeos de niños de personas que no te interesan, presentaciones de powerpoint sobre los beneficios del plátano. No lo pienses, bórralos. También va a la papelera ese mensaje que te parece interesante, pero que sabes que no volverás a mirar. Sin piedad.

2. Responde ahora: ¿Puedes dar una respuesta en menos de dos minutos? Hazlo ahora. ¿Puedes pasarlo a otra persona para que se ocupe? Adelante. Los mensajes que ya estén procesados pásalos a una carpeta diferente para poder consultarlos más adelante.

3. Ponle fecha y hora: Si no puedes hacer algo inmediatamente con el mensaje porque lleva más de dos minutos, o porque te faltan datos para actuar, resiste la tentación de ponerte a trabajar en ello. Calcula cuánto tiempo te llevará y reserva en tu agenda un hueco para resolverlo.

4. Archívalo: Quizá te han enviado un artículo que te interesa leer más tarde, o unos datos que te pueden venir bien en el futuro. No te pongas ahora a leerlos. Archívalos en una carpeta donde los puedas encontrar con facilidad más tarde.

Da igual cuál sea tu programa de correo o tu sistema favorito para clasificar mensajes. Puedes usar las etiquetas de GMail o las carpetas de Outlook. La clave está en no pararse nunca en un mensaje. Tienes que seguir adelante hasta que hayas procesado toda la bandeja de entrada. Te asombrará la cantidad de tiempo que puedes ahorrar.